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3 MODI PER OTTIMIZZARE I PROCESSI DI BUDGET E PIANIFICAZIONE PER IL NUOVO ANNO

I team di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) hanno un ruolo cruciale nel supportare le principali decisioni aziendali di CFO, CEO, CdA e capi dipartimento; chiamati ad esaminare, analizzare e valutare l'insieme delle attività finanziarie di una società hanno il compito di mappare il futuro finanziario dell’intera società.

Ecco perché si ritrovano a dover fare i conti con la pianificazione e i budget per il nuovo anno con la pressione di chi deve fornire un maggiore valore strategico all’ organizzazione.

Per far si che vi siano però le condizioni necessarie affinché ciò possa rendersi possibile occorre fare un passo e focalizzarsi su alcuni aspetti fondamentali.


1. COLLABORAZIONE

Quando si tratta di affari, la collaborazione è vitale. Dopotutto, nessun dipartimento può svolgere il proprio lavoro a lungo senza il contributo effettivo degli altri, anche se spesso quando si tratta di numeri ogni reparto sembra poi di fatto viaggiare per conto proprio.


I dati spesso si trovano infatti bloccati in silos dipartimentali o funzionali rendendo difficile, o addirittura impossibile, per gli altri dipartimenti ottenere le informazioni di cui necessitano per svolgere correttamente il proprio lavoro e comprendere potenziali rischi e opportunità per l'azienda.

Smettere di fare affidamento sui fogli di calcolo statici è sicuramente un ottimo punto di partenza per affrontare questo problema. Si inizia facendo in modo che l'intero team lavori con un solo set di numeri affidabili basandosi su database precisi e aggiornati collaborando così con gli altri team ed eliminando tutti i problemi di controllo stabilendo, attraverso i ruoli, le autorizzazioni di accesso e modifica dei dati all’interno dei rispettivi processi.


2. AGILITÀ

Con l’automazione delle attività manuali, soprattutto quando il volume e la complessità dei dati iniziano a farsi importanti, è possibile svincolare i professionisti da compiti di routine ripensando al loro funzionamento quotidiano e facendo sì che possano dedicare minori energie in lavori ripetitivi e prettamente manuali come la raccolta, il consolidamento e la riconciliazione dei fogli di calcolo ed avere così più tempo per essere dei validi partner commerciali.


Per farlo infatti i team FP&A devono essere in grado di guidare i team di gestione nell’interpretazione dei dati e fornendo loro le adeguate raccomandazioni affinché il business sia in grado di intervenire su di essi sia che si tratti del lancio di un nuovo prodotto o di inefficienze della supply chain.

Una volta automatizzato il processo di raccolta dei dati e l'integrità di quest’ultimi garantita, è possibile trarre i vantaggi di una visione armonizzata e accurata del business.

Questo consentirà non solo un prezioso risparmio di tempo, ma farà sì che le informazioni giungano direttamente alle parti interessate nel modo più rapido e preciso possibile.


3. ANALISI

L'uso di tecniche di modellazione, analisi predittiva, molteplici scenari "what if" e previsioni continuative come parte del processo di pianificazione e budget possono aiutare a ridurre al minimo l'incertezza nel business. I questo modo anche i professionisti FP&A saranno in grado di essere più reattivi all’interno di  ​​un mercato in rapida evoluzione fornendo analisi affidabili e rapporti operativi facilitando così in modo più accurato il processo decisionale.


Tre dunque le parole chiave di cui tener conto: collaborazione, agilità e analisi.


Sappiamo benissimo che, sebbene su alcuni aspetti possono essere particolarmente utili, i fogli di calcolo non sono in grado di favorire né la collaborazione, né rendere i processi agili e ancor meno sono adatti per fare una analisi approfondita. Nonostante ciò sono ancora tanti i team FP&A che oggi utilizzano questo tipo di strumento per gestire i propri processi di pianificazione e budget, nonostante siano esposti maggiormente al rischio di errori e non agevolano di fatto le dinamiche complesse di reporting che vengono richieste dalle organizzazioni.  Ecco che allora si spreca gran parte del tempo nel verificare che i numeri siano accurati e aggiornati non lasciando il dovuto spazio ad eventuali collaborazioni con le parti interessate che sarebbero invece in grado di fornire analisi approfondite e in grado di offrire un valido contributo alla pianificazione della crescita aziendale.


Con NetSuite Planning and Budgeting la pianificazione viene facilitata sia a livello aziendale che dipartimentale grazie alle capacità di modellazione, flussi di lavoro di approvazione e reportistica all'interno di una unica soluzione collaborativa scalabile basata su cloud in grado di  rendere i dati accessibili, in tempo reale, e a disposizione di tutti coloro che hanno bisogno di accedere alle informazioni. Avere una maggiore accessibilità al dato aumenta conseguentemente la partecipazione e la responsabilità, e rende più facile ottenere così da parte di tutti quegli input e il giusto coinvolgimento che per l’azienda risulteranno essere davvero significativi.


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