Per garantirsi un processo di riscossione che sia davvero efficace è necessario dotarsi di un sistema di comunicazione proattivo in grado di garantire pagamenti tempestivi. Col fine di agevolare questo meccanismo NetSuite ha creato un modulo che, automatizzando il sistema di riscossione dei crediti, è in grado di potenziare il cash flow aziendale rendendo questo processo molto più fluido.
Si tratta di NetSuite Dunning Letters, il modulo di NetSuite che grazie ad un sistema di solleciti di pagamento automatizzato su specifiche (es: saldo conto, importo della fattura, etc) semplifica il processo di comunicazione ottimizzandolo e rendendolo più professionale.
Ma vediamo nel dettaglio quali sono i vantaggi di questa soluzione:
1) Riduzione del periodo di incasso con un aumento del volume di affari
2) Migliore previsione dei flussi di cassa attraverso un accurato monitoraggio dei conti e delle fatture scadute.
3) Minore numero di fatture scadute grazie ad un sistema di reminds che consente ai clienti di effettuare il pagamento prima che sia dovuto.
4) La possibilità di svincolarsi da inefficienti processi di raccolta manuali.
5) Aumentare l'efficacia delle riscossioni attraverso un sistema di follow-up basato sull'importo e la data di scadenza delle fatture.
6) Migliorare l'efficienza all'interno dell'organizzazione contabile eliminando i compiti manuali di sollecito.
7) Garantirsi una comunicazione chiara e fluente nella lingua di riferimento.
UN MODELLO DI SOLLECITI FLESSIBILE E PERSONALIZZATO
Attraverso il modulo delle Dunning Letters di NetSuite è possibile dunque definire, secondo le proprie necessità aziendali, quali sono le soglie entro le quali mettere in moto il sistema di escalation per l’invio del sollecito verso i propri debitori, definendo così i modelli di comunicazione per livelli o tipologia di cliente, attraverso un sistema flessibile che si fa garante sia della standardizzazione che della personalizzazione a seconda della tipologia.
Il modulo Dunning Letters di NetSuite è in grado, infatti, di utilizzare questi criteri per sviluppare workflow automatizzati di sollecito con diverse tipologie di messaggi ed intensità diverse. Ad esempio, per un sollecito di pagamento anticipato seguito da 30, 60 e 90 giorni di ritardo, il sistema sarà in grado, a seconda della tipologia di cliente o della singola fattura, di stabilire se inviare una lettera via e-mail automaticamente, oppure consentire all’utente l’invio manuale o a mezzo di stampa del reclamo.
Attraverso un sistema di Dashboard incluso nel modulo è possibile tenere traccia inoltre dello stato di sollecito di tutti gli account presenti all’interno di NetSuite attraverso un sistema grafico che offre una visione chiara di insieme.
Se volessimo sintetizzare in 3 punti chiave l’impatto e il valore che NetSuite Dunnig Letters può offrire all’interno di qualunque tipologia di business, potremmo concludere che:
1) Consente un rapido aumento della liquidità (riducendo il DSO e la % di errore) grazie ad un incasso delle fatture più tempestiva.
2) Offre grazie all’automatizzazione un processo di riscossione ottimizzato.
3) Permette ai dipendenti di concentrarsi maggiormente su attività a valore aggiunto per il business, invece di focalizzarsi in attività burocratiche come l’invio manuale di e-mail di sollecito.
Scopri come il modulo Dunning Letters della piattaforma cloud NetSuite ti consente di governare in maniera professionale il processo di solleciti attraverso un sistema di comunicazione che ti aiuta a gestire al meglio il tuo rapporto con i clienti.
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