Spesso le società con più filiali si ritrovano a dover creare delle transazioni tra le filiali stesse. Può capitare ad esempio, che una filiale in Spagna possa avere la necessità di rifornire la filiale italiana di scorte di magazzino oppure, nel caso di società di servizi, di lavorare su progetti di subsidiary controllate che necessitano di una rifatturazione delle ore dipendente.
Tutte queste transazioni intercompany possono essere un problema lungo e costoso, soprattutto per quelle aziende in espansione.
Si pensi infatti ad un'azienda che sta effettuando fusioni ed acquisizioni e che si ritrovi a dover gestire una società appena acquisita come filiale all'interno di NetSuite con una fatturazione diversa, sistemi di pagamento diversi e processi contabili diversi.
Trascurare la corretta registrazione delle transazioni intercompany può aumentare la probabilità che l'azienda venga esposta a sanzioni normative.
Oltre all’utilizzo dei processi standard Netsuite di fatturazione Intercompany, quindi apposite anagrafiche, transazioni, conti dedicati e campi di relazione tra le subsidiary/documenti, in Consitek abbiamo implementato un processo di generazione automatica dei documenti Vendor Bills così da sgravare la subsidiary acquirente dal gestire la fatturazione intercompany e diminuire il margine di errore demandando la generazione dei documenti al sistema.
La procedura di Intercompany Billing da noi implementata tende a coprire ogni tipologia di rifatturazione intercompany:
- Fatturazione manuale per spese accessorie o ricorrenti (Fee, Trasporti, Affitti, etc..)
- Fatturazione da ordine di vendita/acquisto intercompany
- Fatturazione Time&Material di ore di risorse intercompany
- Fatturazione milestone di progetti intercompany
- Rifatturazione di costi di materiali per rifornimento di magazzino
Le fatture fornitore intercompany automaticamente generate dal sistema in base ad una frequenza di schedulazione nascono in stato di Pending Approval, richiedendo la validazione ed accettazione del finance locale della subsidiary acquirente, che una volta validato l’aspetto fiscale e contabile della transazione, procede all’approvazione e contabilizzazione della stessa.
Le transazioni sono correlate tra loro come da processo standard NetSuite, permettendo quindi di sfruttare le potenzialità del sistema, come ad esempio l’intercompany netting, per la compensazione contabile dei documenti.
