Un piano dei conti (CoA) è un elenco di tutti i conti finanziari su cui è possibile registrare le transazioni all'interno del libro mastro generale (GL). Il piano dei conti dovrebbe consentire alle aziende di organizzare e rendicontare meglio la loro attività finanziaria e le circostanze speciali.
Un piano dei conti (CoA) impostato correttamente renderà la contabilità e la rendicontazione molto più semplici. Ma... il livello di dettaglio e i conti necessari cambieranno man mano che un'azienda cresce, quindi è importante impostare una base solida per il piano dei conti che sia flessibile man mano che l'azienda cresca.
Ogni transazione aziendale deve essere registrata su un conto all'interno del piano dei conti. Questo include tutte le operazioni che coinvolgono il flusso di cassa (acquisto di software, pagamento dei dipendenti, ecc.) e alcune voci non monetarie (ammortamento di beni immateriali, retribuzione basata su azioni, ecc.).
Il piano dei conti funge da indice che categorizza tutte le possibili transazioni finanziarie di un'azienda. Ogni transazione, a prescindere dal fatto che riguardi flussi di cassa effettivi o meno, deve essere assegnata a un conto appropriato per garantire la registrazione e la rendicontazione finanziarie più accurate.
Il libro mastro generale mostra tutta l'attività finanziaria di ogni singola transazione di un'azienda, mentre la verifica saldi (TB) mostra il riepilogo per il periodo di ciascun conto presente nel piano dei conti.
Piano dei conti (CoA): Rappresenta la base fondamentale della registrazione di tutti i dati finanziari. È l'elenco dei conti disponibili per registrare le transazioni.
Libro mastro generale (GL): È un registro cronologico di tutte le transazioni contabili, comprensivo di dettagli come il numero di conto (preso dal piano dei conti), l'importo, la descrizione, il reparto, ecc.
Verifica saldi (TB): È un prospetto riepilogativo che mostra il saldo di ciascun conto presente nel piano dei conti alla fine di un determinato periodo contabile.
Tuttavia, per ottenere le informazioni finanziarie nel formato e nel livello di dettaglio corretti per la tua rendicontazione, è necessario avere un piano dei conti ben progettato. Il piano dei conti ottimale richiede un equilibrio tra livelli di dettaglio molto accurati e livelli minimali. Questo equilibrio dipende spesso dalla fase e dalla crescita dell'azienda.
Mentre un'azienda con un fatturato elevato, come 250 milioni di dollari, potrebbe voler avere 20 conti per le spese di viaggio e intrattenimento (T&E), questo è probabilmente eccessivo per una startup. Ad essere sinceri, molte aziende hanno un piano dei conti eccessivamente complesso perché pensano che i dettagli aggiuntivi possano essere utili un giorno, ma in realtà a nessuno importa di quei dettagli. Questo crea solo più lavoro per il team di contabilità e appesantisce la rendicontazione di dettaglio.
Il team finanziario dovrebbe conoscere a fondo l'azienda e dialogare con le parti interne per comprendere le loro esigenze prima di implementare un piano dei conti. In questo modo, il team finanziario sarà sicuro di aggiungere il giusto livello di dettaglio per soddisfare i requisiti di reporting dell'azienda.
Creazione di un piano dei conti
Di seguito le definizioni e le best practice per la creazione un piano dei conti. Tre aspetti da considerare per creare un piano dei conti
Tipologia di Conto (Tipo Conto)
Numerazione dei Conti (Numerazione Conto)
Denominazione dei Conti (Denominazione Contabile)
Tipologia di Conto (Tipo Conto)
Il tipo di conto è la classificazione dei conti del libro mastro generale (GL) in categorie finanziarie logiche. La maggior parte delle aziende utilizza le stesse tipologie di conto:
Attività (Attività)
Passività (Passività)
Patrimonio netto (Patrimonio Netto)
Ricavi (Ricavi)
Spese (Spese)
A seguire le diverse tipologie di conto con alcuni esempi di conti associati a ciascuna di esse:
Numerazione dei Conti (Numerazione Conto)
Ai conti viene assegnato un numero univoco che fornisce informazioni utili sul conto stesso e sulle transazioni che devono essere registrate al suo interno. I numeri di conto per la maggior parte delle aziende software sono compresi tra quattro e sei cifre. A meno che non si tratti di una società di software enorme e complessa, è probabile che cifre aggiuntive siano superflue.
Utilizzando una struttura di numerazione dei conti coerente, si ottengono report finanziari più affidabili, analisi più efficienti e una migliore comprensione della salute finanziaria dell'azienda.
PRIMA CIFRA
La prima cifra di ogni conto è un numero di riferimento che indica la tipologia di conto, come discusso nella sezione precedente.
SECONDA CIFRA
La seconda cifra rappresenta il successivo raggruppamento principale. Ad esempio, il gruppo delle attività con cifra iniziale 1 potrebbe essere suddiviso come segue:
TERZA CIFRA (facoltativa) Non tutti i conti necessitano di un terzo livello di raggruppamento. Tuttavia, alcuni conti, come "Cassa", potrebbero richiedere una suddivisione ulteriore. Ad esempio, potreste utilizzare la terza cifra per distinguere i diversi conti correnti bancari.
CIFRE RIMANENTI
Si utilizzano le cifre rimanenti per identificare i singoli conti all'interno dei raggruppamenti definiti in precedenza. Generalmente, si incrementano di 10 ad ogni numero di conto per le ultime due cifre in modo da lasciare spazio ad eventuali aggiunte future di nuovi conti intermedi.
DENOMINAZIONE DEI CONTI
Scegli nomi semplici e facilmente comprensibili per il tipo di transazioni che devono essere registrate su ciascun conto. L'obiettivo è che chiunque possa leggere il nome di un conto e capire immediatamente quale tipo di transazione deve essere associata a esso.
REPARTI
Per poter creare rendiconti finanziari completi, è necessario suddividere le spese per reparto. Esistono due modi per gestire i reparti:
Includere il reparto nella numerazione dei conti del piano dei conti. Ciò significa che per ogni tipo di spesa che si desidera monitorare (ad esempio, stipendi), è necessario replicare il conto per ciascun reparto che si vuole tracciare (ingegneria, finanza, vendite, ecc.).
Reparto come campo di dimensione: Il reparto viene gestito come campo di dimensione etichettato a livello di singola spesa nel libro mastro generale. Questo consente di creare report utilizzando tale dimensione.
Sicuramente il secondo approccio è quello più comune e consigliato. Infatti, in questo modo il piano dei conti rimane molto più pulito e semplice da gestire.
Analogamente a quanto avviene per il piano dei conti, la definizione del numero di reparti dipende tipicamente dalle dimensioni dell'azienda e dalle sue esigenze di reportistica. Come requisito minimo, è necessario disporre dei reparti essenziali per la creazione di un conto economico tipico di una software house.
Costo del venduto
Ricerca e Sviluppo
Marketing e Vendite
Spese Generali e Amministrative
PER CONCLUDERE
Una volta che un'azienda dispone di un piano dei conti ben strutturato, redigere corretti conti economici e bilanci diventa semplicissimo.
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