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Processi approvativi in NetSuite: pagamento fatture.

E’ comune tra le grandi imprese definire un processo di approvazione interno con lo scopo di controllare costi e procedure; ne sono un esempio l’emissione di ordini di acquisto, l’applicazione di scontistiche elevate su ordini di vendita o l’approvazione al pagamento di fatture passive.


Definire una policy interna che ne permetta il controllo in maniera puntuale e non fraintendibile è fondamentale, ed è per questa ragione che in Consitek Group supportiamo i nostri clienti NetSuite a tradurre tali procedure all’interno dell’ERP dove potranno governare agilmente le soglie di approvazione e le relative notifiche.


Nei vari progetti portati a termine, il modus operandi è sempre lo stesso: sfruttare al massimo ciò che il sistema nativamente offre e, laddove questo non fosse possibile, intervenire con piccole customizzazioni ad hoc.


Nella prima ipotesi ci riferiamo ad esempio all’approvazione di ordini o richieste di acquisto in cui per alcuni clienti abbiamo definito dei cicli approvativi per gruppi di lavoro, ruolo o centri di costo dell’azienda, mentre per riportare un esempio di processi taylor made possiamo citare ciò che è stato fatto relativamente al sistema di approvazione sul pagamento di fatture passive dove si è distinto il ciclo vitale del documento fiscale dal processo di pagamento.


Le ragioni di tali customizzazioni risiedono nella necessità di essere compliance con i requisiti fiscali italiani, requisiti che a breve saranno anche di natura europea se pensiamo all’emminente obbligo di fatturazione elettronica anche per paesi quali Francia, Germania e Portogallo; in questa ipotesi, non essendo più possibile registrare una fattura passiva in stato di attesa di approvazione e dovendo comparire all’interno dei registri/liquidazione Iva e in bilancio, abbiamo sviluppato un processo di approvazione che permetta la registrazione contabile e fiscale della fattura sottomettendo la transazione all’approvazione del solo pagamento a uno o più approvatori, in base alle policy aziendali in vigore.

NetSuite ciclo approvazione fatture

Tra i vantaggi della soluzione da noi implementata possiamo in conclusione evidenziare:

- La possibilità di approvare le transazioni via mail senza dover sottoscrivere una licenza Netsuite Full

- La capacità di definire gerarchie di approvazione plurime, per diversa natura (in base a centro di costo, approvatori fissi, gruppi di approvazione, richiedenti dell’ordine, supervisori di gruppi di lavoro, etc..)

- La definizione di un approvatore per centro di costo ovviando ai vincoli del sistema di legame di dipendenza tra approvatore e subsidiary richiedente

- Ottenere sistemi di controllo con notifica via mail in caso di mancata approvazione o gestione del rifiuto.

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