Quando il Financial Accounting Standards Board (FASB) e l'International Accounting Standards Board (IASB) si sono uniti per designare gli standard sul riconoscimento dei ricavi, l’intento era quello di conseguire una maggiore trasparenza nel reporting finanziario tra i settori e a livello globale.
Nonostante ciò molte organizzazioni faticano ancora oggi a conformarsi a tali standards.
Del resto, se per le attività che non vendono alcun tipo di servizio o non offrono abbonamenti o altre tipologie di contratto il riconoscimento dei ricavi può risultare molto più semplice, per le software house la questione si fa più spinosa, e a fronte di contratti di servizio, rinnovi e supporto essere regolari in materia di riconoscimento dei ricavi può rappresentare una sfida complessa.
Ecco perché è nata l’esigenza di poter disporre di alcune linee guida che rendessero meno incerto il processo di contabilizzazione dei ricavi per questi tipi di realtà.
Secondo quanto disposto dal FASB/IASB è necessario dunque predisporre:
- L’identificazione dei contratti con i clienti
- L’identificazione delle diverse performance obligations all’interno del contratto
- La determinazione del prezzo della transazione
- L’allocazione del prezzo della transazione tra le diverse tipologie di articolo/servizio venduto
- La rilevazione dei ricavi in base alle diverse tipologie di articolo/servizio venduto
Nonostante questo, troppo spesso questi passaggi vengono esaminati soltanto alla fine del periodo contabile invece che essere incorporati nella gestione dei contratti e nelle procedure contabili in modo che diventino parte integrante del processo.
Oggi, molte società di software soffrono la perdita di entrate e abbandono dei clienti perchè la gestione del proprio business si basa ancora su ingombranti, inefficienti e lenti processi manuali che riguardano i rinnovi contrattuali e il riconoscimento stesso dei ricavi.
NetSuite, al fine di aiutare le Software House a raggiungere i livelli di conformità dettati degli standard di riconoscimento dei ricavi definiti dall’ ASC 606/ IFRS 15, ha ideato due moduli complementari, il Contract Renewals e l’Advanced Revenue Management: due moduli che permettono il riconoscimento automatico dei ricavi attraverso regole ad hoc definite da parte degli utenti per ogni prodotto/servizio offerto che viene così associato facilmente alle voci specifiche del contratto cliente . Si definisce inoltre il reale periodo di competenza del prodotto/servizio venduto al cliente finale all’interno del contratto con la possibilità di generare automaticamente transazioni di rinnovo sulla base di un arco temporale predefinito, che può essere di 90 o 120 giorni prima della scadenza.
Una flessibilità che si traduce per le software house in flussi di lavoro semplificati e una notevole riduzione di tempo, costi e rischi, oltre che una gestione dei rinnovi puntuale che riduce drasticamente i casi di opportunità di guadagno perse.
In definitiva, se dovessimo definire quali sono i vantaggi di questa soluzione potremmo dire:
1) MULTI-CONTRACT MANAGEMENT: uno dei problemi principali della gestione dei rinnovi per le software house riguarda le molteplici transazioni che tipicamente si verificano con un cliente nel corso della vita del contratto. Il modulo Contract Renewals permette la tracciabilità di ordini di Upsell e Downsell legati al contratto originale e la gestione del rinnovo.
2) UPLIFT E GESTIONE DEGLI SCONTI: NetSuite fornisce una serie di funzionalità che permettono di analizzare e gestire gli aumenti /sconti sulla base della tipologia del cliente/contratto/articolo.
3) RICONOSCIMENTO PUNTUALE DEI RICAVI E MULTI-CURRENCY: grazie al modulo del Advance Revenue Management il ricavo viene riconosciuto puntualmente sulla base dell’ordine tenendo traccia dunque del reale fatturato e distribuendo l’importo, in diverse metodologie, per la reale competenza del contratto. Nel caso di ordini in valuta estera il processo di revenue reclassification permette la tracciabilità del reale ricavo andando a ricalcolare in automatico la variazione del tasso di cambio lungo il periodo tra la nascita della stipula del contratto e le successive fatture emesse. È possibile inoltre definire le regole di riconoscimento dei ricavi per singolo articolo e riga di contratto.
4) GESTIONE DELLE SUBSCRIPTIONS: NetSuite infine offre la possibilità di configurare le logiche di maintenance e subscriptions legate a specifiche tipologie di articoli venduti.
Grazie a dashboards che offrono completa visibilità real-time e la possibilità di esplodere il dato attraverso la funzionalità drill-down NetSuite offre dunque alle società di software il pieno controllo nella gestione dei rinnovi dei contratti e grazie ad un sistema di KPIs preconfigurati permette di monitorare e gestire contratti critici, la pipeline dei rinnovi, opportunità di upsell e altro ancora in maniera ottimizzata ed efficiente.
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